Como tomar o controle de seu e-mail

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Como tomar o controle de seu e-mail

O link abaixo leva a uma série especial 43 pastas olhando para as habilidades, ferramentas e atitude necessária para esvaziar a caixa de entrada do e-mail - e, em seguida, mantê-lo assim.

O problema da sobrecarga de e-mail pode tomar um pedágio em seu tempo, produtividade e sanidade. Enquanto não há uma maneira certa de resolver o problema, há um conjunto comum de erros e problemas que muitas pessoas compartilham, incluindo um punhado de hábitos terríveis que foram reforçados pelos programas de e-mail mais populares.

Há uma grande quantidade de informação verdadeiramente útil no link abaixo, e quando você tem algum tempo livre eu sugiro que você navegar por ele para si mesmo. Mas, enquanto isso eu tenho tirou algumas pérolas especialmente comoventes de sabedoria e-mail:

• Se você tem um monte de repetição e-mails, utilizar modelos para responder em um clique.
• Se um e-mail é mais do que uma semana de idade, ou respondê-la ou apagá-la imediatamente.
• Corte a quantidade de e-mail que você receberá, optando fora de listas de discussão que você não gosta.
• Instale os melhores filtros de spam que você pode encontrar.
• Mantenha menos e-mail. Assim que uma mensagem de bate sua caixa de entrada, responder de imediato, arquivá-lo ou apagá-lo. Resista salvar qualquer coisa que você sabe que você não precisa ou não vai responder.

Outras estratégias que eu aprendi (quando a obtenção de minha faixa preta em Getting Things Done) funcionam muito bem se você usar o Outlook como seu cliente de e-mail. Eu criar um número de pastas que realmente ajudar, incluindo a:

1. "Waiting for" pasta: Isto é enviado mensagens que eu estou esperando para obter uma resposta. Se você verificar a pasta de diário, você pode facilmente identificar e-mails que as pessoas se esqueceram de responder ao que você possa enviar e-mail para lembrá-los de novo.

Pasta 2. "Review": Dentro desta pasta são "uma semana", "um mês", "seis meses", e e-mails nessas pastas se revisada nessas freqüências, o que realmente ajuda a manter suas mensagens para baixo "de um ano." apenas o que é essencial, e nada passa despercebido.

Finalmente, um outro truque chave é responder o email com menos frequência, mesmo que isso signifique a verificar o seu e-mail apenas duas vezes por dia. A idéia é que quanto menos vezes você responder a e-mails, a menos que você vai receber em troca - e, finalmente, isso deve reduzir o seu tempo de e-mail de forma dramática.

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